Глава 1. Собираем коллектив, прогоняем негатив!

Глава 1. Собираем коллектив, прогоняем негатив!

Что такое коллективное мероприятие? Каждая фирма и каждая компания термин «коллективное мероприятие» трактуют по-своему. Выходя за рамки определённых компаний, можно сказать, что в целом коллективное предприятие для медицинского представителя — это некое событие (по англ. event), во время которого в одном месте собирается достаточно большое количество представителей целевой аудитории. Присутствие партнёров и представителей ЦА может обеспечиваться разными способами:

1. за счёт приглашений компаний, в которой трудится медицинский представитель (в том случае, когда мероприятие организовывается самим медпредом или компанией-поставщиком или производителем лекарственных средств или ортопедической продукции);

2. за счёт присутствия представителей целевой аудитории на рабочем месте (это случается при проведении публичных мероприятий в ординаторских, собраниях заведующих, на отделенческих и общебольничных конференциях)

3. под эгидой каких-либо сообществ, ассоциаций или общественных организаций. Примером могут служить профессиональные ассоциации (Ассоциация флебологов России раз в два года собирает своих членов дл обмена опытом и общения); ассоциации невропатологов, терапевтов и т.д. Такие события происходят довольно редко, ежегодно или даже ещё реже. Прелесть подобных мероприятий в том, что одновременно с ними нередко проводят выставки, на которые приглашают фармацевтические компании, фирмы по производству аппаратуры и медицинских изделий.

Например, гильдия протезистов и ортопедов ежегодно собирает своих членов на выставке «Человек и здоровье» в Санкт-Петербурге. К собранию Гильдии, на котором обсуждаются медицинские и социологические вопросы, привязывается выставка, где участвуют фармацевтические и ортопедические компании. Здесь можно встретить людей, которые заняты обеспечением, изготовлением и поставками протезных и ортопедических изделий в профильные клиники, аптеки, медицинские магазины и салоны. Естественно, на подобных мероприятиях (с большим количеством профильных специалистов) компании и фирмы представляют свою продукцию с большим удовольствием.

На практике можно выделить несколько видов коллективных мероприятий, в которых может принимать участие медицинский или региональный представитель медицинской компании:

1. коллективные мероприятия во время пятиминутки — самый простой вид коллективного мероприятия. В условиях снижения возможностей по проведению индивидуального визита к врачу такой вид коллективной работы с врачами будет встречаться наиболее часто;

2. коллективные мероприятия на межотделенческой или на общебольничной конференции;

3. коллективное мероприятие, связанное с врачами определённых специальностей или, как часто бывает, в рамках одной медицинской проблемы. Например, коллективное мероприятие, посвящённое диабету или коллективное мероприятие, посвящённое геронтологии, на котором собираются не только геронтологи, но и врачи разных специальностей, которых интересуют проблемы возрастных пациентов;

4. круглый стол и фармкружок в аптеке — это коллективные мероприятия, которые в работе медпреда по частоте встречаемости являются, безусловно, вторыми;

5. коллективное мероприятие, когда компания с определённой целью собирает своих врачей -партнёров. Примером подобного коллективного мероприятия может быть выступление в городе (или даже в стране, если речь идёт о международном участии) какой-нибудь приглашённой звезды (лидера мнений или специалиста высокого уровня). Побывать на конференции у такой звезды для врача достаточно престижно, приятно и является определённым показателем в карьере;

6. ФУВ — выступление медицинского представителя или регионального менеджера (медицинского советника) на факультете усовершенствования врачей. Такие встречи чаще всего проходят на базе кафедр последипломного образования.

Итак, коллективное выступление - это скопление представителей целевой аудитории. Коллективным мероприятием может быть даже фуршет, на котором собирается некоторое количество докторов, которые с точки зрения профильности интересуют медицинского представителя и его компанию.

Ошибается тот, кто ничего не делает!

Самый главный вопрос при проведении коллективного мероприятия состоит в том, как сборище людей под названием «целевая аудитория» обернуть на пользу рэпу и его компании? Этот вопрос всегда должен быть самым главным и важным как для организаторов, так и для людей, выступающих со сцены.

Конечно, в большинстве случаев организаторы преследуют свои цели, и они нередко расходятся с целями, которые ставят спонсоры и участники выставок , проводимых во время крупных коллективных мероприятий. Но такой подход только лишь ставит перед медицинским представителем больше задач по предварительной работе.

Из-за неумения правильно и полноценно ответить на вопрос о возможностях медицинского представителя на «коллективке» очень часто возникают основные ошибки, которые случаются при проведении приведённых выше разновидностей мероприятий.

Ошибки при проведении коллективных мероприятий

Очень часто встречается главная ошибка при проведении КМ: отсутствие у коллективного мероприятия цели. Цели не с точки зрения участников в зале: понятно, что врачи, как представители целевой аудитории, приходят что-то послушать, пообщаться, на фуршет попить чаю (или чего-нибудь покрепче), «на людей посмотреть и себя показать». Это является целью участников коллективного мероприятия.

Но проблема в том, что достаточно часто цель коллективного мероприятия не определена с точки зрения организаторов. А отсутствие цели (вроде бы теоретический вопрос) вполне практически влияет на весь процесс проведения коллективных мероприятий и на ощущение участников от него.

Какова цель организаторов, людей, которые устраивают данные мероприятия? Организаторы прекрасно понимают, что, поскольку это научные конференции и ассоциации, научное общество или научное заседание, то участники говорят о науке. Организаторы подбирают определённое количество докладов, они продвигают, а точнее, продают определённые методологии в лечении, в диагностики и в реабилитации. Для них важно, чтобы проводимое собрание было достаточно наукообразным.

Существуют разработанные структуры докладов и структуры действий в подобных случаях: есть «головные» доклады, которые идут по 2 - 3 в день, и дополнительные доклады. Конечно, здесь соблюдается вся принятая структура научного коллективного мероприятия.

Цель научного коллективного мероприятия с точки зрения организаторов проста — дать возможность себе и своим людям показать свою «научность». Если попросить собирающих написать цели проводимой «тусовки», они с большой степенью вероятности ответят: «Обеспечение врачебного контингента новыми знаниями».

Но насколько эта цель по-настоящему реальна? Любой смотрящий на научное событие скажет, что в первую очередь участники и организаторы продвигают друг друга. Они создают определённую систему - лестницу. Каждый шаг по этой лестнице зависит от того, что было сделано на предыдущем шаге: статьи, выступления, тезисы, исследования и т.д. Те, кто лечил людей, кто закончил медицинский институт, учился в аспирантуре, легко поймут, о чём идёт речь. Человек, желающий засветиться в той или иной научной медицинской сфере, должен пройти определённые ступени: студент — интерн — ординатор или аспирант — кандидат наук и т. д. Это определённая лестница с точно прописанными правилами шагания по ней.

Поэтому, с точки зрения врачей, любое коллективное мероприятие — это шаг по лестнице научной карьеры. Встречи, связи, формальное и неформальное общение — не что иное, как приближение к нужным шагам по карьерной лестнице. Но является ли индивидуальное или коллегиальное продвижение врачей или врачебных направлений целью медицинской компании? Абсолютно точно можно сказать, что нет.

Не лучше обстоят дела с постановкой цели и у представителей медицинской компании, которая участвует в коллективном мероприятии. Чаще всего цель формулируется как необходимость напоминания о бренде или торговой марке, как повышение «лояльности врачей» (какой бред! — можно ли измерить ту самую лояльность и узнать, что она повысилась?), повышение узнаваемости бренда. Простыми словами подобную цель можно сформировать как «засветиться, чтобы доктора видели, что мы на рынке и готовы сотрудничать с ними». Этим малопонятным целям подчинены все силы: выставка, раздача POS-материалов, выступления, демонстрации и презентации в зале (в залах). Множество людей работает на цель, которая противоречит многим признакам SMART-цели (неизмеримая, неконкретная, с проблемами включения ЦА и с проблемами отслеживания во времени).

В итоге именно такая неопределённая цель приводит к тому, что коллективное мероприятие имеет малопонятный, а иногда и вообще непонятный для компании, выхлоп. Достаточно вспомнить своих партнёров и самих себя: проводится коллективное мероприятие, на которое тратятся достаточно серьёзные деньги. Организаторы отбивают деньги, затраченные на организацию коллективных мероприятий и аренду зала тем, что просят ручки, блокноты, портфелей, спонсорских взносов, берут со сторонних компаний деньги за презентации и выставочные площади и т. д. и т. п. И медицинская компания покупает время и площади на таких коллективных мероприятиях тем или иным способом: выступая в виде спонсоров, просто оплачивая участие и презентацию перед врачами (если дадут такую возможность). Но при обычной постановке цели на коллективное мероприятие у редкой фирмы- участника получается реально окупить свои вложения. Чаще всего затраченные деньги не возвращаются, не приносят прибыли.

Самое интересное моё выступление, с точки зрения ошибки, было в Новосибирске года три тому назад.

Там есть мощная железнодорожная больница, которая является «центровой». Я в ней выступал на большой конференции, где собралось более 200 врачей со всех железнодорожных больниц. Врачи были исключительно гинекологи. А мне позвонил заказчик и попросил прочитать меня доклад по трикотажу. Я туда прилетел. Мой доклад должен был быть во второй половине дня.

Но когда я пришёл туда в первой половине дня, вошёл в зал и послушал выступления, которые были передо мной, я был очень удивлён. Чем? Я должен был читать доклад (я его и прочитал) по антиэмболическому трикотажу. Всё ясно и понятно.

Но проблема в том, что тема этой однодневной конференции была посвящена лечению опухолевых процессов в матке с помощью искусственного тромбирования маточных артерий. Получилось, что тема моего выступления была идеологически противоположной тому, о чём говорили на этой конференции. Более того, во второй половине дня после обеда народ начал расходиться, как это обычно и бывает на таких конференциях и от 200 человек осталось около 50, которые с огромным сомнением выслушали моё выступление, что не очень приятно.

Этот пример хорошо описывает вторую ошибку часто встречающуюся при организации коллективных мероприятий — непопадание в целевую аудиторию. Такая ошибка нередко возникает в «коллективках», связанных с выступлением перед большим количеством слушателей. Промах с ожиданиями ЦА возможен и во время единичного визита к врачу, и во время проведения большого выступления, и при проведении фармкружка в аптеке. У медицинских представителей компаний эта ошибка возникает довольно-таки часто.

Как быть с такой ошибкой? Ведь существуют определённые задачи, поставленные перед медпредом руководством компании, отделом продвижения или отделом маркетинга. Эти задачи необходимо выполнить. Если для продвижения и продаж нужно рассказывать именно об аспирине или о поясе из верблюжьей шерсти, то сменить продвигаемое изделие на амидопирин или стельку не представляется возможным, и нужно вести речь об изделиях «по заказу». Но как это привязать к теме выступления, особенно, если врачи настроены против информации об аспирине и верблюдах?

Это задача медпреда, которую каждый раз приходится решать на каком-то креативе, на вдохновении. Обязательно нужно узнавать тему общего собрания, чтобы понимать, чего ради собираются люди, нужно узнавать темы ключевых докладов. Если в программе конференции есть доклады по схожим темам, то обязательно надо узнавать их названия (кстати, схожие доклады — показатель хорошего подбора темы для выступления). Ведь те же врачи на общебольничной конференции собрались не просто так. У таких конференций обязательно есть обучающий компонент: разбор клинического случая, донесение сути приказов сверху (начиная от главврача и заканчивая приказами МинЗдрав Соцразвития), выступление какого-то лидера мнений и т.д. Во всех этих случаях выступление медпреда может очень хорошо лечь «в тему» в качестве информационного дополнения или сопровождения людей, выступающих ранее. Именно поэтому занимающемуся организацией коллективного мероприятия медпреду нужно чётко понимать, что и в каком ключе он будет преподносить целевой аудитории, чтобы не столкнуться со второй ошибкой.

Третья ошибка, которая встречается гораздо реже на большом коллективном мероприятии и достаточно часто возникает на мероприятии, организованном малыми силами (или медпред выступает в качестве приглашённой фигуры) — отсутствие планирования действий перед самим выступлением. А такой план бывает критически важен, потому что он напрямую связан с целями публичного выступления, с воздействием на врачей и других представителей целевой аудитории на коллективном мероприятии. И нередко эта ошибка возникает как следствие частичного планирования: какие-то моменты работы на коллективном мероприятии опускаются, какие-то — забываются. Что происходит в такой ситуации?

На одной из крупных выставок в Москве я запланировал проведение двухчасового семинара. Всё было замечательно: люди, партнёры, темы для выступления. Тема для выступления была выбрана мной и, хотя и косвенно, но была привязана к партнёрам. Выступления проходило во вторник. А в пятницу утром перед началом выставки (она начиналась с понедельника)я решил узнать, есть ли схема, как по огромному выставочному центру Экспоцентра попасть в маленький зал площадью 150 кв. м. Партнёры мне ответили, что не знают, как туда пройти, и это меня удивило. Но больше меня удивило, что даже на сайте Экспоцентра я не смог найти схему, как дойти в этот маленький зал для семинаров. Эта ошибка стоила мне примерно трети слушателей — очень многие люди просто не смогли найти зал, в котором проводился семинар. Были люди, которые искали место выступления по 30-40 минут. А были и те, кто не найдя зала, так и не попал на выступление.

Следующая ошибка — ошибка в поведении после выступления.

Если медицинский представитель вспомнит одно из последних своих выступлений, то, скорее всего, он заметит, что в большей степени он сосредотачивался на самой презентации. Мысли вращаются вокруг того, как будут выглядеть слайды, насколько контрастны они будут, как выглядит сам выступающий и так далее и тому подобное. Здесь есть парочка «НО».

Поведение во время коллективных мероприятий

Правильная организация коллективных мероприятий предполагает изменение такого похода. Естественно, момент выступления крайне важен и даже критичен. Но в то же время, коллективное мероприятие — это большой кусок времени, внутри которого есть не только одна презентация (или несколько разных презентаций разной продолжительности). Внутри этого временного отрезка есть перерывы на обед, кофе-брейки, переходы из зала в зал, кулуарное общение. Все эти вроде бы «бесполезные» действия составляют значимую часть конференций и коллективных мероприятий. В двухчасовом блоке (если коллективное мероприятие не занимает целый день) само общение с залом со сцены занимает примерно полтора часа. Остальное время тратится на общение, усаживание, раздевание и т.д. Примерно то же самое можно сказать о полнодневном (или многодневном) мероприятии: у выступающего медпреда есть промежутки времени перед выступлением, сама презентация и время после презентации.

На какие отрезки времени медицинский представитель должен обратить своё особое внимание? Когда и где он должен быть обязательно доступен для общения? В это время выступивший должен постоянно быть на виду. На это время он не может отойти в туалет, разговаривать по телефону, пить кофе или делать что-то ещё. Такого повышенного внимания медицинского представителя требует весь блок от перерыва до выступления до перерыва после выступления. Понятно, что с точки зрения общения с представителями целевой аудитории крайне важен перерыв после выступления или презентации. Перерыв, когда люди могут задать выступающему вопросы и когда выступающий должен быть доступен для людей. Большинство людей, несмотря на общительность, стесняется задавать вопросы в большом зале. Может, они боятся показаться глупыми или недопонимающими. Может, просто не хотят «светить» перед аудиторией свои проблемы. Но так или иначе, в аудитории всегда есть заинтересовавшиеся презентацией слушатели, которым будет важно внимание выступающего вне рамок зала — в кулуарах, в курилках, возле фуршетного стола.

Для того, чтобы максимально использовать особенности аудитории для реализации целей медпредставителя и его компании, надо помнить, что существует зависимость поведения выступающего от размеров целевой аудитории:

— до 10 человек — аудитория «мини»;

-- от 10 до 50 человек — аудитория «миди»;

— больше 50 человек — аудитория «макси».

Поведение выступающего медпреда в этих аудиториях должно быть разным. Если рэп организует или участвует в маленькой (камерной) конференции и должен выступать на ней, то в этом случае его присутствие в начале конференции или во время перерыва, предшествующего блоку с его выступлением, обязательно. Он должен отбыть перерыв до блока с его собственным выступлением, часть блока до его выступления, должен выступить, после выступления посидеть в первых рядах или постоять, так, чтобы его было видно. нужно обозначить интерес и присутствие, а не просто уйти «за кулисы». И, соответственно, в перерыв после своего блока, выступивший должен быть доступен для людей. Правило взаимодействия с аудиторией в камерных случаях простое: необходимо обеспечить максимально лёгкое личное общение. В идеале хороший бейджик с обозначенными координатами, присутствие на конференции или в зале с самого её начала (в случае полнодневного мероприятия — с самого утра) сослужат медпреду хорошую службу с точки зрения увеличения количества контактов и базы партнёров.

Если же медпред выступает в больших аудиториях, то присутствовать в зале или в холле до начала конференции (если рэп не является ответственным лицом организатора мероприятия) совсем необязательно. Можно прийти на второй день за 20 минут до начала соответствующего перерыва и из-за кулис показаться организаторам, чтобы они видели, что выступающий на месте. Во время перерыва надо постараться пообщаться со знакомыми участниками, кому-то представиться или попросить, чтобы медпреда представили коллегам. Время перерыва перед выступлением очень удобно использовать для того, чтобы выбрать людей, на которых во время выступления можно концентрировать свою энергию. С ними легче найти зрительный контакт, их легче «завербовать» как своих друзей. Они поддержат медпреда в начале презентации, когда каждый ободряющий взгляд помогает провести презентацию « по высшему разряду». Так что, если медпред по каким-то причинам отсутствует в самом начале конференции, в перерыв перед презентацией, во время выступления и в перерыв после него необходимо «торчать» в зале (в холле) и быть на виду.

Держитесь в графике!

Как уже упоминалось, поведение медицинского представителя на коллективном мероприятии, длящемся половину для или меньше (до четырех-шести часов) и на коллективном мероприятии, длящемся день и больше, должно быть разным.

Для простоты понимания можно разобрать стандартную схему организации коллективного мероприятия (на полдня или на вечер), на котором должны выступить 2 человека. Эта схема такова:

1. 0 h 00 m Начало мероприятия. Сбор участников, кофе- брейк, ожидание опаздывающих, неформальное общение участников между собой. Регистрация участников.

2. 0 h 15 m Начало первого выступления.

3. 1 h 45 m Окончание первого выступления. Кофе-брейк, ответы первого выступающего на вопросы, неформальное общение участников.

4. 2 h 00 m Начало второго выступления.

5. 3 h 30 m Окончание второго выступления. Кофе-брейк, ответы на вопросы, неформальное общение.

6. 3 h 45 m Обработка незарегистрированных участников, выдача сертификатов или дипломов, раздача материалов коллективного мероприятия (диски, текст, папки, портфели и т.д.). Сбор отзывов о проведённом мероприятии.

7. 4 h 00 m Окончание мероприятия, прощание с участниками

Это типичная схема проведения четырёхчасового коллективного мероприятия для двух выступающих. Важно обратить внимание на пункты 1, 6 и 7. Это те пункты, которые (кроме официально установленных кофе-брейков) имеют критическую значимость для медицинского представителя и для компании, организующих встречу. Между тем, именно на эти пункты обращают мало внимания. И если с регистрацией участников особенных проблем не бывает — её проводят все организаторы, то раздача печатных материалов ДО мероприятия является глобальной ошибкой.

«Но ведь так делают все организаторы!» — воскликнет любой медпред, хотя бы раз бывавший на врачебной конференции или на чужом выступлении. Да, все делают именно так и отдают столь необходимое докладчикам внимание, переключая его на раздаточные материалы, тексты, диски, POS-вкладыши и т.д. И если на полнодневных конференциях это оправдывает себя, то на коротких, 4-5 часовых выступлениях воровство внимания «является преступлением».

И снова оценка по поведению

Четырёхчасовое мероприятие — это именно тот случай, когда медпреду находиться на конференции с самого начала и на всего времени проведения. При любой ситуации, во время любого по продолжительности коллективного мероприятия медицинский представитель должен быть в пределах доступности для слушателей его выступления. Мыть руки, ходить в туалет, курить, пить чай или кофе следует сделать до того, как народ выйдет из зала на кофе-брейк. В перерыве после выступления медпред может встать возле титана или кулера, где люди наливают себе воду или насыпают себе сахар. Это действительно важно — встать рядом с основными путями движения представителей целевой аудитории для того, чтобы у людей, которые стесняются общаться в зале, был шанс поговорить с выступившим специалистом в кулуарах.

Для получения хороших результатов от выступления и проведения коллективного мероприятия рэпу нужно использовать своё присутствие в зале во время выступления других спикеров. Это позволит оценить общий настрой аудитории, услышать проблемные вопросы, важные для присутствующих, выявить «активистов» в зале и в президиуме. То же самое можно сказать и о простом выступлении на пятиминутке или отделенческом мероприятии: если есть выступающий из другой компании, который получил время перед выступлением медпреда, его необходимо выслушать. Сентенции «мой коллега (уважаемый профессор) только что говорил Вам о важности...» хорошо помогают медпреду влиться в аудиторию, создать ощущения общности и доверия. Конечно, отсылки должны быть по теме, соответствовать настрою аудитории, её ожиданиям и должны работать на выступления медпреда. Такой ход облегчает выступление, снимает напряжение в зале.

Если предшествующие выступления перекликаются с выступлением медпреда, который читает доклад в настоящий момент, то на них нужно ссылаться обязательно, особенно если реакция аудитории во время прошедших выступлений была неоднозначной. Подробнее об этом будет рассказано позже, а в данный момент важно запомнить, что присутствие в зале либо во время всего мероприятия, либо во время своего блока для медицинского представителя является обязательным.